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Pasos fundamentales para crear un área de gestión del conocimiento

Las compañías innovadoras están variando su organización para ser más competitivas y hacer frente a las necesidades que surgen.

Área

Los tiempos van cambiando y las empresas van adaptando su estructura y organización a los nuevos retos. La difusión y el intercambio de conocimientos se han convertido en valores clave para desarrollar al máximo la capacidad de respuesta de los trabajadores ante los desafíos que aparecen y para poder ofrecer productos y servicios variados con la máxima calidad y eficacia.

Por esta razón, con mayor frecuencia las empresas más innovadoras están planteándose la creación de un área de gestión del conocimiento que permita aprovechar mejor la experiencia de los empleados y beneficiarse de las ventajas que lleva consigo hacer un buen uso de la inteligencia colectiva. Los años en que los departamentos de recursos humanos buscaban personas con nociones concretas están dando paso a los momentos actuales, en los que no es tan importante saber de algo como tener gran capacidad para identificar el conocimiento que puede ser más útil, asimilarlo de forma muy rápida, intercambiarlo adecuadamente y aprender a desarrollarlo para solucionar los problemas y garantizar al máximo que todas las decisiones que se tomen sean las más acertadas.

Las funciones que desarrolla un área de gestión del conocimiento son muy variadas. De forma general y muy resumida destacan: localizar e identificar los conocimientos clave, organizar el conocimiento existente para facilitar su acceso y utilización, definir los procesos para administrarlo adecuadamente y evitar que se pierda, incorporar las mejores técnicas y prácticas para mejorar y potenciar su intercambio y difusión (por ejemplo: comunidades de práctica, lecciones aprendidas, narrativas, mapas de conocimiento), evaluar el nivel de madurez alcanzado en su gestión dentro de la organización, etc.

Para llevar a cabo todas estas actividades es necesario, en primer lugar, dimensionar el área adecuadamente y dotarla del grado de autonomía suficiente. Los objetivos y actuaciones deben precisarse de forma muy clara, por lo que es necesario constituir un departamento para el desempeño de estas tareas específicas y no integrarlo dentro de otros con funciones diferentes como pueden ser recursos humanos, calidad u organización.

Uno de los primeros pasos recomendados es elaborar un modelo de gestión del conocimiento. Es necesario tener en cuenta que las actividades desarrolladas en este departamento pueden aplicarse a cualquier grupo de empleados, por lo que es necesario fijar inicialmente un modelo de referencia. En él se describirán los objetivos y fundamentos del mismo y las directrices que necesitan seguirse para que la gestión del conocimiento sea adecuada, la estrategia a lo largo de su evolución, las reglas y protocolos de actuación principales, los roles del personal que desempeñará las diferentes funciones, los procesos de gestión del conocimiento que se llevarán a cabo, la matriz de relación con el resto de áreas de la compañía, los mecanismos de medición del nivel de madurez, etc.

Otro aspecto relevante a tener en cuenta es analizar cuál será el alcance de las acciones y qué recursos necesitarán emplearse. Hace falta realizar previamente un estudio sobre las principales fuentes de conocimiento y la utilidad de las mismas, nivel de dependencia de los expertos, gaps de conocimiento existentes, facilidades de los empleados para la generación e intercambio de ideas y métodos utilizados, registro y difusión de buenas prácticas, etc. Todo ello permitirá identificar las necesidades básicas y la prioridad y dimensión de las actuaciones y funciones a llevar a cabo.

Una vez evaluados los resultados, las empresas deberán configurar un plan de acción para la implantación del modelo y de las diferentes medidas que deben ponerse en práctica.

La sensibilización y formación de los empleados es un tema de vital importancia dentro de las tareas a efectuar. Muchos proyectos en este ámbito no han tenido los resultados esperados por centrar los esfuerzos fundamentalmente en la implantación de aplicaciones tecnológicas, sin previamente llevar a cabo una eficaz concienciación sobre la importancia y beneficios de compartir el conocimiento y sin ofrecer la preparación necesaria. En España, menos de un 1% de las empresas españolas han incorporado en sus planes de formación durante el año 2015, cursos en esta materia.

Gestionando eficazmente el conocimientoAdemás, deben establecerse claramente los procesos y técnicas para administrar el conocimiento y poder evaluar a través de indicadores fiables los avances que se realizan en su gestión. No se trata simplemente de definir procesos en este ámbito, sino de controlar que dichos procesos se están incorporando dentro de las actividades rutinarias y estimar el valor que aportan. De la misma forma, no todas las técnicas pueden emplearse en cualquier momento o lugar, sino que hay que estimar dónde se obtienen los mejores resultados y qué tiempo lleva su incorporación.

Por otra parte, es muy importante diseñar también un sistema de estímulos para fomentar que las acciones previstas sigan desarrollándose con el ímpetu y la rapidez inicial y evitar que decaiga el interés.

Crear un área de gestión del conocimiento en una empresa no es un trabajo sencillo, requiere de una enorme profesionalidad y del seguimiento riguroso de metodologías avanzadas por parte de las personas que llevan a cabo esta tarea, puesto que se enfrentan a un gran hándicap: nadie se siente obligado a compartir su conocimiento. En una época de crisis como la que hemos sufrido durante los últimos años, el conocimiento y la experiencia se consideran dentro de la empresa salvavidas básicos para el mantenimiento del empleo, cuanta mayor dependencia exista de la persona que lo posee, más garantías de mantenerlo se piensa que existen, por ello se hace más difícil compartirlo.

La gestión del conocimiento tiene unos resultados muy satisfactorios, cuando no se consiguen no es porque no sea beneficiosa, sino porque no se han empleado las metodologías adecuadas ni se llevan a cabo los procesos y procedimientos idóneos. Cuanto más inviertan las empresas en la creación y el desarrollo de estas áreas y mejores y más preparados sean lo profesionales que las lleven cabo, antes se obtendrán los beneficios y las grandes ventajas que incorporan.

Artículo escrito por Ángel de Mora-Losana Careno en el periódico Mundiario.

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El conocimiento que se pierde en las empresas, un activo de indudable valor

Es imprescindible incorporar programas eficaces que eviten la pérdida de conocimientos que se produce cuando los trabajadores de forma involuntaria o voluntaria dejan la empresa.

Select person career to work job

Una media superior a 10.000 personas se jubilaron en España cada mes durante el año pasado. La mayoría de ellas contaban con una experiencia muy elevada en las actividades que realizaban. Estas bajas, como también las que se producen cuando los trabajadores optan por cambiar de empleo y marcharse a otras compañías, tienen consecuencias muy negativas en el funcionamiento de cualquier organización.

Si muchas empresas valorasen la reducción de productividad derivada del gap de conocimientos que se genera cuando los empleados dejan de manera obligatoria o voluntaria, su puesto de trabajo, se darían cuenta de la importancia de aplicar políticas corporativas para evitar que se produjera.

Tanto en los períodos de crisis como en los momentos de bonanzas económicas, el fenómeno de rotación de personal se incrementa y sus consecuencias son peores. En los tiempos de crisis, los frecuentes despidos y las reasignaciones en las funciones de los trabajadores, hacen que muchos conocimientos desaparezcan y no puedan aprovecharse por las personas que permanecen en la compañía. 

De la misma forma, en los tiempos de prosperidad y auge económico, la mayor demanda de puestos de trabajo fomenta que los profesionales con mayor capacidad se vayan a trabajar a otros sitios que ofrecen mejores condiciones laborales. Aunque en algunas organizaciones se pone especial énfasis en mantener un nivel de rotación adecuado, se olvidan otros aspectos fundamentales. Cuando un empleado o varios se van, la calidad y la eficiencia del trabajo realizado por los demás se ven afectadas. De forma más notable cuanto más importante para el funcionamiento de la compañía es el conocimiento que se pierde y cuanta mayor dependencia se tiene de las  personas que lo poseen.

En los casos en que se produce una sustitución, los procesos de selección de candidatos, conllevan también unos costes y unos tiempos determinados. Aún en las ocasiones que pueda encontrarse rápidamente una persona con un perfil idóneo y una experiencia semejante, sería necesario también un periodo de adaptación para que pueda ponerse al día sobre los asuntos pendientes, familiarizarse con el manejo de los sistemas o herramientas de trabajo, aprender las normas y procedimientos que se siguen, etcétera.

Plan de gestión

Tanto en las situaciones de bajas, como en las nuevas incorporaciones, se necesitan una serie de medidas que permitan retornar la situación al estado de normalidad lo antes posible. Es imprescindible para cualquier entidad elaborar un plan que gestione los cambios y que permita transferir el know-how de las personas que se van y por otra parte acelerar el aprendizaje de aquellos que entran.

Los programas de gestión eficaz del conocimiento establecen los procesos y procedimientos que deben aplicarse en cada uno de los diferentes casos. A través de ellos se identifican las personas cuyos conocimientos son claves para la empresa, así como el grado de dependencia existente dentro de la organización. Igualmente se evalúan los riesgos de que dichas personas puedan desvincularse de la empresa, analizando los principales motivos. Entre estos cabe destacar: la proximidad a la fecha de jubilación, el grado de satisfacción en el desempeño de las funciones, la percepción en el reconocimiento de los méritos, la conformidad con el nivel salarial, los problemas surgidos en los últimos meses que puedan motivar el deseo de cambios, etc. Conforme a los resultados obtenidos en el análisis se establecen las prioridades y plazos para traspasar los conocimientos que son más susceptibles de perderse.

Aunque a veces es difícil prever cuando una persona deja su trabajo, estos programas reportan en estos casos también una utilidad enorme, ya que tienen previstos unos protocolos de actuación inmediata, para que el nuevo empleado o en su defecto los trabajadores que se quedan, puedan ponerse al tanto de todos los temas y retomar con rapidez la actividad normal.

Estos programas engloban igualmente muchas otras medidas para acelerar los procesos de aprendizaje en las nuevas incorporaciones. Su eficacia es tan alta que pueden reducir en más de la mitad el período de adaptación necesario para que las personas que entran a formar parte de la compañía, puedan realizar las actividades con pleno rendimiento. A través de ellos, se gestionan mucho mejor los cambios y se evita de forma considerable la disminución de productividad consecuencia de las variaciones en la plantilla.

Las empresas, independientemente de su tamaño, deben concienciarse de la importancia de poner en  práctica programas de este tipo, puesto que no existe mejor inversión que la que se utiliza para incrementar el conocimiento dentro de ellas. Ello, posibilitará tomar mejores decisiones y con toda garantía, trazar un camino mucho más recto para alcanzar el éxito.

Artículo escrito por Ángel de Mora-Losana Careno en el periódico Mundiario

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